Si ya has recibido el bono, llega el momento clave: la justificación de la Fase 2 del Kit Digital.
Esta etapa es fundamental para que el agente digitalizador reciba el segundo pago y para que tú, como beneficiario del Kit Digital, no tengas que devolver ninguna cantidad.
El Kit Digital fase 2 implica que durante 12 meses se preste un servicio por parte del agente. Este servicio debe estar documentado y correctamente justificado ante Red.es. Si no se hace bien, puedes perder la ayuda.
¿Qué es exactamente la Fase 2 del Kit Digital?
Vamos a ver al detalle en qué consiste esta Fase 2 y lo que debe hacerse en este momento:
Plazo y condiciones según red.es
El Kit Digital fase 2 empieza tras la emisión de la factura por parte del agente digitalizador, una vez finalizada la implantación.
Desde ese momento, se inicia un periodo de 12 meses en el que se debe prestar el servicio acordado.
En el caso de una web, por ejemplo, hablamos de mantenimiento, soporte técnico y posibles actualizaciones.
Red.es exige que, al final de ese año, se presente una justificación fase 2 Kit Digital. Este proceso es imprescindible para que se libere el segundo tramo de la ayuda.
Por eso es recomendable contar con un agente que conozca bien el proceso.
En ORBIDI te acompañamos en cada fase del programa para que cumplas con todos los plazos y la firma del Kit Digital con toda la documentación en regla.
Diferencias con la Fase 1
En la Fase 1 se implementa la solución. En la Fase 2, se debe mantener y demostrar que el servicio sigue activo.
Por ejemplo, si has creado un sitio web durante un año, el agente digitalizador tiene que hacer el seguimiento del hosting, ofrecer soporte y responder a cualquier incidencia técnica o de seguridad que surja.
Mientras en la primera parte hay una factura por implantación, en esta segunda la clave está en demostrar el trabajo realizado mes a mes.
¿Qué se justifica en esta etapa?
Hay varias cosas que deben justificarse y demostrar su realización durante este periodo de tiempo.
1. Servicios implantados y resultados
La justificación de la fase 2 Kit Digital requiere que se acredite la prestación del servicio.
Hay que presentar informes técnicos, evidencias de mantenimiento, y capturas de herramientas de análisis.
Si contrataste el diseño de una web, deberás justificar que sigue activa, que tiene visitas, y que el soporte se ha prestado.
Es muy recomendable guardar emails, tickets de soporte y cualquier comunicación con el agente.
2. Evidencias y documentación
Red.es exige pruebas concretas. Por eso, debes contar con capturas de pantalla, informes automáticos, logs de acceso al panel de gestión, etc.
Un ejemplo de justificación claro es incluir informes de velocidad web, accesibilidad, datos de actualización de plugins y pruebas de que se ha hecho una copia de seguridad periódica.
Todo debe estar ordenado y ser verificable por parte de la administración.
Si tienes dudas, puedes consultar esta guía sobre la segunda fase del Kit Digital en la web de ORBIDI.
Cómo presentar la justificación correctamente
La justificación debe realizarse de una forma concreta y siendo escrupulosos. Aunque es tu agente digitalizador quien se encarga de todo, es mejor que conozcas todo el proceso.
1. Firmar digitalmente
La justificación del Kit Digital fase 2 debe presentarse a través de la sede electrónica de Red.es.
Es obligatorio firmar con certificado digital todos los documentos.
Si no estás familiarizado con esta parte del proceso, tu agente digitalizador te explicará cómo justificar la ayuda correctamente.
2. Plantillas y guías útiles
Existen plantillas y modelos oficiales que ayudan a estructurar la justificación. Red.es proporciona algunos, pero también puedes utilizar otros más completos.
Es vital que no se omita ningún apartado: datos de acceso, fechas, acciones realizadas y resultados.
Qué pasa si no justificas correctamente o a tiempo
Si no presentas la justificación en plazo o está incompleta, Red.es puede anular la ayuda, o solicitar una subsanación de los fallos detectados.
En el caso de que pidan una subsanación de errores en la comunicación, te explicarán los puntos a corregir y los plazos para hacerlo.
Si no se subsanan o se anula la ayuda, tendrás que devolver lo cobrado en la Fase 1, con intereses de demora.
Además, puedes quedar excluido de futuras subvenciones. El Kit Digital fase 2 es una fase clave y conviene tratarla como un proyecto con seguimiento, para evitar problemas.
Conclusión
La fase 2 del Kit Digital exige compromiso y conocimiento. Es una oportunidad para continuar recibiendo apoyo público en tu proceso de digitalización, pero con condiciones claras.
